Markedsdialog og udbud - hvordan og hvorfor?
Opdateret: november 2025
Markedsdialog er et vigtigt redskab i en udbudsproces – både før og undervejs i processen. Men hvor meget bør man indgå i dialog med markedet, og kan man som tilbudsgiver risikere at blive vurderet inhabil, når opgaven udbydes, hvis man har lagt for meget energi i den gode markedsdialog?
Vi stiller skarpt på udbudsprocessen her, hvor vi giver dig de bedste råd til, hvordan du med fordel kan gribe markedsdialogen an, særligt forud for, at udbudsprocessen går i gang.
Hvad er markedsdialog?
Markedsdialog handler i bund og grund om, at man som ordre- eller tilbudsgiver skal være i løbende dialog med de forskellige aktører på markedet, heriblandt leverandører, brancheorganisationer med mere. Markedsdialogen sker typisk med henblik på at opnå mere viden og skabe afklaring, inden et udbud offentliggøres. Det kan blandt andet være i forhold til:
- At skabe overblik over forskellige produkter, metoder og aktører
- At undgå unødige og fordyrende krav
- At sikre et konkurrencedygtigt tilbud
- At opdage eventuelle fejl, der bør rettes op på, inden udbudsprocessen går i gang
Markedsdialog er fuldt ud tilladt jf. § 39 i udbudsloven, så længe reglerne omkring ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet overholdes.
Hvorfor er markedsdialog så vigtig?
Markedsdialog kan være med til at skabe effektiv konkurrence, mere realistiske krav og færre fejl undervejs i udbudsprocessen. Alligevel oplever vi, at mange – både ordregivere og tilbudsgivere – er tilbageholdende i forhold til at indgå i en markedsdialog forud for udbud. Det er en ærgerlig tendens. Vores erfaring er nemlig, at det kun giver bedre udbud og lavere transaktionsomkostninger, hvis der er ført en åben og rimelig markedsdialog forud for en udbudsproces.
Hvad er et udbud?
Et udbud er en proces, hvor en ordregiver indbyder andre virksomheder til at give et tilbud på levering af varer og ydelser eller udførelse af en nærmere defineret opgave. Det kan eksempelvis være et byggeprojekt, som bygherre inviterer entreprenører til at byde ind på, hvorefter ordregiveren, i dette tilfælde bygherren, vælger blandt de afgivne tilbud. I nogle tilfælde vil der være tale om udbud med forhandling, hvor parterne i fællesskab finder frem til rammerne for aftalen.
Hvornår skal noget i udbud?
En opgave skal i udbud, når den anslåede værdi af opgaven overstiger den såkaldte tærskelværdi. Tærskelværdien varierer alt efter, om der er tale om et nationalt udbud eller et EU-udbud. Det er derfor vigtigt, at du sætter dig godt ind i lovgivningen, så din virksomhed altid følger reglerne for, hvornår noget skal i udbud.
Hvordan gennemføres en markedsdialog før udbud?
Der findes ikke én bestemt måde at gribe en markedsdialog før udbud an på. Det essentielle er, at ordregiver overholder de generelle principper i udbudsloven, og herfra kan ordregiver vælge at tilrettelægge dialogen, som vedkommende ønsker. Det kan foregå både mundtligt og skriftligt, og vi anbefaler som udgangspunkt, at så meget som muligt dokumenteres på skrift, så ingen kommer i klemme i forhold til lovgivningen senere hen.
Skal alle inviteres?
Som ordregiver bestemmer du selv, om du vil invitere én eller flere virksomheder ind i markedsdialogen. Vi anbefaler dog altid, at du tilgodeser flere virksomheder i dialogen for at undgå at så tvivl om ligebehandling i processen.
Praktisk afholdelse af dialogen
Som før nævnt kan en markedsdialog foregå både mundtligt og skriftligt. Du kan afholde fysiske møder eller eksempelvis udsende et materiale til interesserede virksomheder, som de herefter skal give deres skriftlige feedback på.
Det er vores erfaring, at fysiske dialogmøder fungerer godt. De giver mulighed for at komme godt rundt om forskellige muligheder og udfordringer, og man kan forholdsvis uformelt stille spørgsmål til hinanden. Ofte giver individuelle møder et bedre afkast end fællesmøder, da mange, ved fællesmøder, vil holde kortene tæt til kroppen for ikke at røbe noget over for konkurrenterne. Selvom det kan virke tidskrævende med individuelle møder med de interesserede virksomheder, er det tid, der typisk er rigtig godt givet ud.
Lav gerne et referat efter mødet, så det altid kan dokumenteres, hvad der blev snakket om – blot så I altid har jeres på det rene i forhold til de generelle principper for markedsdialog.
Tilbudsgivers engagement i markedsdialogen
Det er ikke kun ordregiver, der kan blive klogere gennem en markedsdialog forud for en udbudsproces. Som potentiel tilbudsgiver er det utroligt værdifuldt at kunne komme med inputs og kommentarer til et fremlagt materiale og på den måde have indvirkning på, hvordan det endelige udbud kommer til at se ud. De fleste ordregivere vil være lydhøre over for justeringer – noget, der potentielt kan komme dig til gode, når du skal afgive dit tilbud.
Markedsdialog i udbudsprocessen
Selvom der er strengere krav for dialog undervejs i udbudsprocessen if. udbudsloven, kan dialog stadig lade sig gøre i begrænset omfang og altid kun igennem de fastsatte kommunikationsveje. Svar på indkomne spørgsmål fra potentielle tilbudsgivere skal offentliggøres for alle, så samtlige potentielle tilbudsgivere har adgang til den samme information og kan afgive deres tilbud på lige vilkår.
Som ordregiver kan du selv vælge, om du vil afholde fælles spørgerunder eller stille dig til rådighed for spørgsmål på anden vis. Ved fælles spørgerunder skal der altid laves et efterfølgende referat, hvor alle spørgsmål og svar indgår i deres fulde længde. På den måde kan tilbudsgivere, der ikke er til stede ved spørgerunden, få samme information som de fremmødte.
Supplering og ændring af udbudsmateriale
Der kan selvfølgelig opstå behov for at supplere eller lave ændringer i udbudsmaterialet undervejs i udbudsprocessen – ofte efter en spørgerunde, som gør både ordregiver og potentielle tilbudsgivere klogere på udbuddet.
Udbudsmaterialet kan ændres indtil 6 dage før tilbudsfristen. Der er dog meget skrappe regler for, hvad der kan ændres på, og ændringer i materialet kan sommetider kræve forlængelse af tilbudsfristen eller en fuld annullering af udbuddet, der herefter skal annonceres på ny. Som udgangspunkt gælder det, at:
- Uvæsentlige ændringer og suppleringer kan foretages frit.
- Væsentlige ændringer kan ske mod forlængelse af tilbudsfristen.
- Grundlæggende ændringer kræver, at udbuddet annulleres og startes op på ny.
Det er altid en konkret vurdering hvilken kategori, dine ønskede ændringer falder under.
Dialog efter modtagelse af tilbud
Når du har modtaget tilbud fra de interesserede tilbudsgivere, er der som udgangspunkt ikke mulighed for yderligere markedsdialog. Som ordregiver kan du dog godt kontakte tilbudsgiverne, hvis det er for at få rettet fejl og mangler ved det indkomne tilbud. Denne mulighed er stramt reguleret i udbudsloven, og det er begrænset, hvad man kan rette op på. Også her skal principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet overholdes, ligesom at forhandlingsforbuddet selvfølgelig ikke må overtrædes.
Som tilbudsgiver er det dit ansvar, at dit tilbud er gennemarbejdet inden afleveringen, og at der således ikke er glemt noget, lavet regnefejl eller lignende. Du kan ikke få lov at indsende nye oplysninger, tilrette priser eller på anden vis forbedre dit tilbud, når først det er afgivet, og tilbudsfristen er overskredet.
Kan markedsdialog gøre en tilbudsgiver inhabil?
Du skal som tilbudsgiver ikke frygte at blive ekskluderet fra udbudsprocessen blot fordi, at du indgår i markedsdialog med ordregiver. Der skal meget til for, at en tilbudsgiver vurderes inhabil, og bevisbyrden ligger altid hos ordregiver, der oftest gerne vil undgå situationen og derfor gør sit til, at den ikke opstår. Det sker eksempelvis ved at være transparent og dele alle materialer og oplysninger med alle potentielle tilbudsgivere samt ved eventuelt at forlænge tilbudsfristen, så alle har nok tid til at sætte sig ind i ny information.
Byd markedsdialogen hjerteligt velkommen
Vores klare anbefaling er at benytte dig af muligheden for markedsdialog, da dialogen skaber grobund for bedre udbud og tilbud og dermed er til stor fordel for dig som både ordregiver og tilbudsgiver. Markedsdialog sikrer et udbudsmateriale, der rammer plet i markedet, og tages dialogen allerede inden udbudsprocessen, er der ret frie tøjler for at præge udbudsmaterialet og lave ændringer, der gør, at udbuddet står knivskarpt.
Vil du vide mere om reglerne for udbud og markedsdialog? Kontakt os for professionel sparring her.
M: 79 25 30 11
E: omj@lrp.dk
T: 79 25 30 06
E: jg@lrp.dk